Las últimas versiones de las normas ISO adoptaron el concepto de Información Documentada a cambio de los conceptos de documentos y registros, pero que más encierra el concepto de Información Documentada?.
Según la norma ISO 9000, Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario - Información Documentada significa: Información que la organización tiene que controlar y mantener, así como el medio que la contiene.
En primera instancia este solo concepto no aclara demasiado, pero hay una nota adicional que nos brinda más luz respecto al significado:
La información documentada, puede hacer referencia a:
- Sistema de Gestión, y los procesos relacionados
- Información generada para que la organización opere (Documentos)
- Evidencia de los resultados alcanzados (Registros)
De acuerdo a lo anterior, el concepto de Información Documentada, incluye tanto los documentos, como los registros requeridos en la implementación de las normas ISO.
Vale aclarar que la información documentada exigida, explícitamente, por las nuevas versiones de las normas ISO es mucho menor en volumen, de lo que anteriormente era exigido.
Por otro lado, la norma ISO 9000, aclara dentro de sus notas, que la información documentada puede estar en cualquier formato y medio.
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