Día a día las organizaciones deben cumplir múltiples lineamientos para cumplir las exigencias ya sea de los mercados locales o internacionales, los requisitos legales y reglamentarios, o por iniciativa propia para optimizar sus actividades.
Aquí los Sistemas de Gestión obtienen un papel fundamental y en muchas ocasiones pasan de ser un Sistema de gestión a ser varios: Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el trabajo, Seguridad de la información, Responsabilidad Social, etc.
Al implementarse más de un Sistema de Gestión es fundamental buscar la integración desde el primer momento, con la finalidad de asegurar alineación y evitar sobre documentar la organización, incluyendo la generación de registros, en los cuales se pueda aprovechar un mismo registro para varios requisitos o finalidades.
Desde esta perspectiva se deben tener en cuenta los siguientes aspectos para una adecuada integración de los Sistemas de Gestión:
- - Para el caso de normas ISO existe como ventaja la estructura de alto nivel, como se encuentran estructuradas las normas ISO, la cual contiene la misma estructura de numerales y texto esencial idéntico, facilitando el proceso de Integración.
- - Para cada proceso se recomienda identificar todos los requisitos asociados a un determinado numeral, por ejemplo, para la Gerencia aplica el numeral de “Revisión Gerencial”, se deben revisar los requerimientos a cumplir para la parte de Calidad, Seguridad y Salud en el trabajo, Medio Ambiente, etc, según las normas a implementar.
- - Al documentar, se incluyen en cada procedimiento (instructivo, manual, etc) los requisitos asociados a los diferentes sistemas de gestión que apliquen al respectivo proceso y requisito, por ejemplo en el procedimiento de fabricación de producto (Planificación y Control Operacional) incluir los requisitos de EPP (equipo de protección personal) que debe ser utilizados, permisos de trabajo que se deban aplicar, principales medidas para el control de residuos, así como la documentación asociada en la que se puedan consultar mayores detalles para cada tema.
- - También en muchas ocasiones existe la necesidad de crear documentos específicos para un Sistema de Gestión y un requisito determinado, por ejemplo Gestión de residuos, de todas formas es muy útil conectar este tipo de documentos, con la documentación de los procesos que aplican estos requisitos, más aún cuando son transversales a todos los procesos.
- - La documentación debe ser muy clara diferenciando las responsabilidades para cada Sistema de Gestión: Calidad, Seguridad, Ambiental, etc.; además, cuando corresponda, se deben definir los tiempos de cumplimiento y los niveles de autoridad, que aprueben decisiones o recursos.
- - En todos los casos es de vital importancia el involucramiento del área técnica de cada proceso involucrado, con la finalidad, de que se incluyan no solo todos los requisitos de norma, sino que la documentación no pierda practicidad en el momento de su aplicación.
Los Sistemas de Gestión son una herramienta que conduce hacia la mejora continua y una mayor competitividad en un mercado cada vez más complejo, de nosotros depende una estructuración eficaz, pero práctica.
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